Rechnungsabgrenzung: Was genau bedeutet dieser Begriff?

Was ist Rechnungsabgrenzung und welche Funktion erfüllt sie?

Ein Geschäftsvorfall, etwa der Verkauf von Waren oder Dienstleistungen, erfordert oft mehrere Buchungen, die möglicherweise in unterschiedliche Zeiträume fallen. Damit aber der Ertrag ohne Fehler ermittelt werden kann, müssen alle zusammengehörenden Buchungen im gleichen Zeitraum erfasst werden. Es sind also Umbuchungen erforderlich, die sogenannten Rechnungsabgrenzungen. Die Rechnungsabgrenzung verschiebt also Geschäftsvorfälle in eine andere Periode als jene, in der die Zahlung gebucht wurde. So wird der tatsächliche Erfolg eines Unternehmens ermittelt und die Informationen der Buchhaltung stimmen. Ein Beispiel, um das Ganze zu verdeutlichen:

Eine Firma vereinbart mit einem Kunden oder Lieferanten ein Zahlungsziel. Die Ware wird vielleicht im November geliefert. Die Zahlung jedoch erfolgt erst im Januar des nächsten Jahres. Die Lieferung und die Zahlung der Rechnung fallen also in verschiedene Perioden. Diese Fälle erfordern eine Rechnungsabgrenzung:

• Ein Lieferant oder Dienstleister leistet und du zahlst die Rechnung später.
• Ein Kunde leistet eine Vorauszahlung für eine Dienstleistung, die du erst später erbringst.

Die Rechnungsabgrenzung stellt sicher, dass das Unternehmen die Steuern in den korrekten Zeiträumen abführt und sich bei der Ertragsermittlung kein Fehler einschleicht.

Was bedeutet der Begriff „aktive Rechnungsabgrenzung"?

Im Fall aktive Rechnungsabgrenzung zahlst du im Voraus für etwas, was du erst in einer späteren Periode bekommst. So vermeidest du Fehler bei der Ertragsermittlung. Ein Beispiel wäre ein Modehaus, das in der aktuellen Buchungsperiode eine Vorauszahlung für eine Modekollektion leistet, die erst in der nächsten Periode geliefert wird. Oder ein Unternehmer bezahlt bereits im Dezember die Parkplatzmiete für den Januar des nächsten Jahres. Wenn also eine Ausgabe jetzt im aktuellen Zeitraum erfolgt, die Leistung aber erst in der nächsten Buchungsperiode, ist dies ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten.

Was ist passive Rechnungsabgrenzung?

Auch bei der passiven Rechnungsabgrenzung fallen Erträge und Einnahmen zeitlich auseinander. Kunden zahlen zum Beispiel in diesem Jahr für eine Leistung, die sie erst im nächsten Jahr erhalten. Die Einnahmen fallen also ins alte Jahr, gehören aber buchhalterisch ins neue Jahr. Vorauszahlungen von Kunden erfordern eine passive Rechnungsabgrenzung. Ein Beispiel für eine passive Rechnungsabgrenzung:

• Ein Yoga-Studio verkauft im Dezember eine Jahreskarte für 480 Franken. Der Monatsbeitrag beträgt 40 Franken. Das Geld wird gleich bar bezahlt. Das Studio hat dann im laufenden Jahr praktisch 440 Franken „zu viel“ eingenommen, denn der Kunde nutzt die Karte natürlich auch im folgenden Jahr. Der Anteil von 440 Franken gehört also erfolgsmässig nicht in diese, sondern in die nächste Buchungsperiode.

Was versteht man unter transitorischen und antizipativen Posten?

Transitorisch bezeichnet das Vorübergehende, nur kurz andauernde eines Zustands. In der Buchhaltung versteht man unter transitorischen Posten Einnahmen und Ausgaben, die nur „vorübergehend“ in der Bilanz erscheinen, bevor sie in das neue Jahr übertragen werden. Dies geschieht mit der Rechnungsabgrenzung, deren Funktion eine korrekte Ertragsermittlung ist. Von einem transitorischen Posten spricht man, wenn ein Kunde im alten Jahr zahlt, du die Ware aber erst im neuen Jahr lieferst.

Im umgekehrten Fall handelt es sich um die antizipativen Posten. Als antizipativ bezeichnet man etwas, das eine Entwicklung oder Ähnliches vorwegnimmt. Ein simples Beispiel sind Zinserträge auf Bankguthaben im alten Jahr, die erst im neuen Jahr gutgeschrieben werden. Antizipative und transitorische Posten buchst du jeweils auf die Konten „sonstige Vermögensgegenstände“ und „sonstige Verbindlichkeiten“.

Wie berechne und verbuche ich den Rechnungsabgrenzungsbetrag ohne Fehler?

Die Berechnung von Beträgen, die einem anderen Jahr zugeordnet werden sollen, ist denkbar einfach. Du berechnest einfach anteilmässig, welcher Teil des Betrags in welchem Jahr gebucht werden muss. Dazu ein Beispiel:

• Du zahlst einen Servicevertrag über 1.000 Franken in der Mitte des Jahres. Die eine Hälfte fällt in das aktuelle Geschäftsjahr, die andere in das folgende. Dann erfolgt zuerst die Verbuchung des gesamten Betrags mit dem Buchungssatz: „Serviceverträge an Bank 1.000“ Davon fallen 500 Franken in das Folgejahr. Die entsprechende Rechnungsabgrenzung erfolgt mit der Buchung: „Aktive Rechnungsabgrenzung an Serviceverträge 500“.

Die Buchungen der Rechnungsabgrenzung klingen im ersten Moment kompliziert. Sie sind es aber nicht. Sie sorgen lediglich dafür, dass die Beträge periodengerecht zugeordnet werden.

Was ist pRAP?

pRAP ist die Abkürzung für passive Rechnungsabgrenzungsposten. Auf diesem Konto findest du Erträge, die die Buchhaltung im alten Jahr gebucht hat, die aber wirtschaftlich in das Folgejahr gehören.

Was sind sonstige Verbindlichkeiten?

Bei den sonstigen Verbindlichkeiten und sonstigen Forderungen handelt es sich um antizipative Posten. Sie enthalten Erträge und Aufwendungen, die im alten Jahr entstanden sind, für die die Rechnungsstellung und Zahlung aber erst im in der nächsten Periode erfolgt.