Payroll Schweiz: Die Rolle übernimmt die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Unternehmen

Welche Bedeutungen hat der Begriff Payroll?

Der Begriff Payroll kommt aus dem Englischen und bedeutet wörtlich übersetzt „Gehaltsliste“. Im weiteren Sinne ist damit – genau wie im Englischen – ist er aber auch ein Synonym für die Gehalts- und Lohnbuchhaltung beziehungsweise die Gehalts- und Lohnabrechnung. Im engeren Verständnis bezeichnet Payroll eine Auflistung sämtlicher Mitarbeiter in einem Unternehmen inklusive ihrer jeweiligen Bezüge und Abzüge. Ausserdem wird mit Payroll die Gesamtsumme sämtlicher Löhne und Gehälter in einem Betrieb ausgedrückt.

Welche Aufgaben umfasst die Gehalts- und Lohnbuchhaltung in einem Unternehmen?

Der Bereich Payroll, sprich die Gehalts- und Lohnbuchhaltung, umfasst in Firmen folgende Tätigkeiten und Aufgaben:

• Erstellung und Prüfung der einzelnen Lohn- und Gehaltsabrechnungen (gemäss des Arbeitsvertrags) inklusive der Aufführung von Lohnangaben, Steuern und Sozialversicherungen
• Auszahlung der Löhne und Gehälter an die Mitarbeiter
• Abführung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen (zum Beispiel für die Arbeitslosen- und Unfallversicherung) an das Finanzamt beziehungsweise an die Sozialversicherungsträger
• Buchhaltung und Controlling für sämtliche Personalzahlungen
• Führen von Personalakten und Pflege der Personalstammdaten der Angestellten
• Ausstellung eines Lohnausweises für die Mitarbeiter
• Zeiterfassung sowie Erstellungen von Protokollen über Fehlzeiten der Angestellten
• Kontrolle zur Einhaltung von tarifrechtlichen Bestimmungen
• Kommunikation und Absprache mit der Unternehmensführung und der Unternehmensbuchführung

Welche Anforderungen werden an einen Payroll-Spezialisten bei der Personaladministration gestellt?

Wer im Bereich Payroll in einem Unternehmen tätig ist, wird auch als Payroll-Specialist oder, etwas altmodischer, schlicht als Lohn- und Gehaltsbuchhalter bezeichnet. Aufgrund seines umfangreichen und komplexen Aufgabenbereichs wird an ihn eine ganze Reihe von Anforderungen gestellt. Nicht zuletzt muss er über gute Kenntnisse in den Bereichen Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht sowie Steuerrecht verfügen. Teilweise ist der Payroll-Specialist auch mit der Finanzbuchhaltung in einem Unternehmen betraut. Aufgrund von immer flexibleren Arbeitszeitmodellen, zum Beispiel mit Teilzeit-Verträgen oder befristeten Beschäftigungsverhältnissen, ist bei einem Lohnbuchhalter ein immer grösseres Fachwissen gefragt. Da die Konsequenzen bei möglichen Fehlern nicht unerhebliche arbeits- und sogar strafrechtliche Auswirkungen haben können, ist ein Lohn- und Gehaltsbuchhalter daher mit einer sehr verantwortungsvollen Aufgabe betraut.

Nicht zu vergessen ist, dass eine pünktliche, fehlerfreie und vollständige Gehaltsabrechnung auch die Mitarbeitermotivation stärkt und der Payroll-Experte damit einen wichtigen Anteil daran leistet.

Wer kann ein Payroll-Spezialist werden?

Voraussetzung, um als Lohn- und Gehaltsbuchhalter in einem Unternehmen zu arbeiten, ist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung. Speziell für das Berufsbild des Payroll-Spezialisten gibt es in der Schweiz präzise zugeschnittene betriebswirtschaftliche Ausbildungen und Weiterbildungen, die auch begleitend zum Job angeboten werden. Aufgrund der Komplexität des Themas sollten auch bereits ausgebildete Lohn- und Gehaltsbuchhalter regelmässig an Fort- und Weiterbildungen teilnehmen.

Mit welchen Payroll-Systemen arbeiten Unternehmen?

Die Zeiten, in denen die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung von Hand geführt wurde, sind längst vorbei. Die meisten Unternehmen arbeiten mit modernen Payroll-Systemen, die ihren Fokus immer mehr auf die Automatisierung und die Vereinheitlichung von Prozessen legen. Mithilfe geeigneter Tools, die Schnittstellen für weitere Unternehmenssoftware bieten, wird der Arbeitsaufwand für den Payroll-Spezialist so deutlich reduziert. Auch mögliche Fehlerquellen lassen sich so verringern. Während grössere Unternehmen auf komplexe Personalsoftware setzen, arbeiten kleinere Betriebe sowie Selbstständige noch mit Excel.

Was ist Payrolling?

Als sprachliche Erweiterung des Begriffs Payroll setzt sich die Bezeichnung Payrolling in der Schweiz immer mehr durch. Mit Payrolling wird eine spezielle Form der Personaladministration mit einem flexiblen Personaleinsatz im Kontext des sogenannten Outsourcing bezeichnet. Im wörtlichen Sinn kommt beim Payrolling die „Gehaltsliste ins Rollen“: Die Firmen rekrutieren ihr Personal zwar selbst, dieses erhält jedoch einen Arbeitsvertrag bei einem externen Dienstleister beziehungsweise einem Personalvermittler, der dann auch die Gehalts- und Lohnbuchhaltung für seinen Kunden (sprich das Unternehmen) übernimmt. Wichtig: Payrolling ist nicht zu verwechseln mit der Zeitarbeit.

Welche Vorteile bietet das Payrolling für die Kunden?

Für Unternehmen ist das Payrolling mit einigen wesentlichen Vorteilen verbunden. Das sind:

• Der Arbeitgeber verfügt über einen flexiblen Bestand an Personal, das auf Bedarf abrufbar ist.
• Der Aufwand für die Personaladministration ist für das Unternehmen sehr gering.
• In der Summe lassen sich durch Synergieeffekte des Payrolling-Dienstleisters Kosten einsparen.
• Für mögliche Fehler und Gesetzesverstösse bei der Gehalts- und Lohnabrechnung haftet der Payrolling-Anbieter für seine Kunden.
• Lohnkosten können durch die Tarife, die das Payrolling-Unternehmen vorgibt, gesenkt werden.

Hinweis: Payrolling ist als temporäre Beschäftigung auch für Freiberufler und Freelancer eine gute Option, unter anderem um eine sogenannte Scheinselbstständigkeit zu verhindern.