ESR Zahlung: Rechnungen unkompliziert begleichen

Was ist eine ESR Zahlung im Zahlungsverkehr?

Die ESR Zahlung ist in der Schweiz eine weitverbreitete Zahlungsmethode mit Einzahlungsschein mit Referenznummer. Es handelt sich um einen elektronischen Schuldnerdienst, mit dem du deine offenen Rechnungen begleichst. Das ist in der ganzen Schweiz in den Währungen Franken und Euro möglich. Zudem vereinfacht das Zahlungsverfahren die Zahlungsbuchung. Die Eingabe der erforderlichen Daten in das dafür vorgesehene Formular ist ganz einfach. Das sind die Vorteile im Überblick:

• Unkomplizierte Überweisungen
• Einfache Zuordnung von Rechnungen
• Ideal bei grossen Rechnungsmengen
• Verwendung von Vordrucken

Die Bezeichnung ESR für diese Dienstleistung besteht in der Schweiz seit dem Jahr 1996. Davor war der sogenannte grüne Einzahlungsschein gebräuchlich, den die Post und die Banken ab 1986 gemeinsam herausgaben. Der grüne Einzahlungsschein existiert aber bereits seit 1906. Du siehst also, dass die Verwendung von Einzahlungsscheinen verschiedener Art in der Schweiz Tradition hat und bereits sehr lange verbreitet ist. Ab Mitte 2020 soll der QR-Code die Einzahlungsscheine allmählich ablösen. Solange sie noch nicht gänzlich verschwunden sind, bleibt das Hintergrundwissen dazu aber nützlich.

Wofür benötige ich einen Einzahlungsschein?

Für Einzahlungen auf ein Konto oder Überweisungen vom eigenen Konto existieren in der Schweiz zwei Formulare, die die Bezeichnung Einzahlungsschein tragen. Der sogenannte rote Einzahlungsschein besitzt keine Referenznummer. Das Formular sieht ein Feld mit der Bezeichnung „Zahlungszweck“ vor. Hier kannst du einen beliebigen Verwendungszweck eintragen. Das kann zum Beispiel eine Rechnungsnummer sein. Für ESR ist hingegen der Einzahlungsschein mit Referenznummer relevant. Dieser heisst auch orangener Einzahlungsschein.

Warum soll ich als Unternehmen meine Rechnung mit ESR begleichen lassen?

Für Unternehmen bietet die ESR Zahlung viele Vorteile. Es ist zum Beispiel bei vielen Programmen nicht erforderlich, die Debitorenrechnung manuell zu verbuchen. Stattdessen genügt es, die ESR-Datei der jeweiligen Banken einzulesen, und das Programm findet die zur Referenznummer zugehörige Debitorenrechnung automatisch. Möglich ist auch, dass der Kunde mit skontoberechtigtem Abzug bezahlt. Wenn du im Bereich Finance arbeitest und viel mit Rechnungen zu tun hast, lernst du diese automatische Zuweisung schnell schätzen.

Was soll ich als Kunde bei diesen Zahlungen beachten?

Als Kunde musst du bei einer ESR Zahlung nur sehr wenig tun. Die Ausstellung des orangenen Einzahlungsscheins übernimmt der Gläubiger oder der Rechnungssteller. Er trägt also auch die entsprechende Referenznummer ein. Du musst hier nichts machen und kannst den Schein verwenden, um als Zahlungspflichtiger oder Schuldner den Zahlungsvorgang in deiner Buchhaltung einfacher zuzuordnen.

Es besteht die Möglichkeit, dass Unternehmen in der Schweiz an dich Mahnungen verschicken, bei denen ein ESR-Schein dabei ist. Die Mahnung erhältst du, wenn du Zahlungsaufforderungen zu lange nicht nachgekommen bist. Mit dem ESR-Schein erhältst du die Möglichkeit, die offenen Rechnungen mit einem möglichst geringen Aufwand zu begleichen. Im Formular sind bereits alle dafür erforderlichen Daten vorgedruckt.

Was ist die Referenznummer?

Für Firmenkunden ist die Referenznummer besonders praktisch. Die Nummer erleichtert die Zuordnung bei sehr vielen Transaktionen, die für Firmen typisch sind. Die Referenznummer auf dem Zahlschein hat insgesamt 27 Stellen. Du findest diese Nummer auf dem orangenen Zahlschein. Sie bedient die Bedürfnisse von Unternehmen, Zahlungen Rechnungen leichter zuzuordnen. Die Referenznummer ist dazu mit der Rechnungsnummer verbunden. Zahlungseingänge lassen sich damit viel leichter einlesen und zuordnen.

Welches sind die Alternativen zur ESR Zahlung?

In der Schweiz geniesst die ESR Zahlung eine besonders hohe Verbreitung. Sie ermöglicht eine einfache Fakturierung und ist vorteilhaft in Hinblick auf die schnelle Verbuchung der damit verbundenen Zahlungsvorgänge. Seit dem Jahr 2020 ersetzt die sogenannte QR-Rechnung den Einzahlungsschein. Hierbei handelt es sich um eine Rechnung, die einen aufgedruckten QR-Code aufweist. Das soll zu weiteren Vereinfachungen im Zahlungsverkehr in der Schweiz beitragen. Hierbei handelt es sich um einen Standard der Schweizer Finanzindustrie für die Erstellung maschinenlesbarer Rechnungen. Einen QR-Code verwendest du bereits in vielen Zusammenhängen, mit der Kamera des Smartphones ist er bequem einlesbar. Mit der QR-Rechnung soll dieser Komfort nun auch im allgemeinen Zahlungsverkehr Einzug halten.

Was sollten Privatkunden und Geschäftskunden bei der Nutzung beachten?

Bei der Erstellung von Rechnungen besteht immer das Problem, dass es zu einem Tippfehler kommt und die Angaben fehlerhaft sind. Aus diesem Grund enthält die Referenznummer der Einzahlungsscheine im ESR immer eine Prüfsumme als Bestandteil. Anhand dieser Prüfsumme ist es möglich, Fehler schnell zu erkennen. Das trägt zur Sicherheit und Zuverlässigkeit dieser Zahlungsmethode bei.