Finanzbuchhaltung – die wichtigsten Fragen zum Thema

Was ist die Finanzbuchhaltung?

Die Finanzbuchhaltung gehört zum Rechnungswesen und beinhaltet alle betriebsbedingten Vorgänge, die in Zahlen erfasst werden können, darunter besonders die Aufwendungen und die Erträge, die dann in eine chronologische Anordnung gebracht werden. Die Finanzbuchhaltung ist entsprechend die Basis für alle Steuererklärungen und Bilanzen. Weitere Bereiche betreffen Kredite, Aktien, Devisenbestände und Geldanlagen. Durch die Finanzbuchhaltung erkennt ein Unternehmen schnell, wann Gewinne und Verluste erzielt wurden und welche Bereiche der Herstellung und des Geschäftsmodells insgesamt mit zu hohen Kosten verbunden sind.

Jedes Unternehmen ist dabei zur Finanzbuchhaltung verpflichtet, wobei grosse Unternehmen eine doppelte Buchführung vorweisen müssen. Diese erfordert zusätzlich die Trennung der Einnahmen und Ausgaben in einem Aktiv- und einem Passivkonto. Dazu wird die Finanzbuchhaltung in die Kreditorenbuchhaltung und in die Debitorenbuchhaltung geteilt. Die Kreditorenbuchhaltung beinhaltet alle Zahlungsverpflichtungen als Eingangsrechnungen, die Debitorenbuchhaltung die Aussenstände und Forderungen als Ausgangsrechnungen.

Was sind die Unterschiede zwischen Debitoren und Kreditoren?

Debitoren sind immer Forderungen, die ein Unternehmen etwa gegenüber einem Kunden hat. Diese setzen sich beispielsweise aus einer Lieferung und den damit verbundenen Leistungen zusammen. Debitoren sind daher Schuldner, wobei das in der Praxis dann der Kunde ist, der die offene Rechnung begleichen muss. Erfolgt das nicht oder verspätet, wird dadurch immer auch die Liquidität eines Unternehmens beeinträchtigt. So können Engpässe entstehen, die dann durch eine Zwischenfinanzierung überbrückt werden müssen. Die Debitorenbuchhaltung vereinfacht den Überblick solcher durch Kunden verursachte Ausstände und der aufgelaufenen Summe.

Den Debitoren stehen die Kreditoren gegenüber. Sie stellen die Verbindlichkeiten eines Unternehmens gegenüber den Lieferanten dar. Das Kreditorenkonto enthält entsprechend die unternehmenseigenen Schulden und auch die noch offenen Dienstleistungen. Das kann etwa beim Einkauf durch Rechnung geschehen, wobei dann Verbindlichkeiten gegenüber dem Lieferanten auftreten, der die Leistungen bereits erbracht hat.

Welche Zahlen stellt die Finanzbuchhaltung zur Verfügung?

Der Zweck einer Finanzbuchhaltung liegt darin, die Vermögenssituation eines Unternehmens zu ermitteln. Gleichfalls können Schwankungen, Aussenstände, Forderungen, Verbindlichkeiten und finanzielle Veränderungen innerhalb einer Rechnungsperiode erfasst werden. Ein massgeschneidertes Treuhandsystem vereinfacht die Buchhaltung, die Lohnabrechnung, die Logistik und die Verfügung über den Zahlungsverkehr.

Welche Leistungen werden in der Finanzbuchhaltung erfasst?

Die Aufgaben der Buchhaltung umfassen immer die vollständige Dokumentation aller Geschäftsvorfälle in einem Periodenjahr. Dabei werden alle Vermögens- und Schuldenbestände aufgelistet und sowohl die Forderungen als auch die Verbindlichkeiten registriert. Dies geschieht durch eine Gegenüberstellung der Konten in Form einer Bilanz. Diese ist wichtig für alle Anteilseigner, Gläubiger und Aussenstehende. Die Übernahme der Zahlen erfolgt ins Hauptbuch und erlaubt die Bestandsveränderungsermittlung sowie die Ermittlung des Erfolgs. Alle Ausgaben werden den Einnahmen gegenübergestellt und verweisen auf eine positive oder negative Erfolgsentwicklung. Die Gewinn- und Verlustrechnung steht in engem Zusammenhang mit der Ermittlung aller Bestände.

Was hat die Finanzbuchhaltung mit dem Kunden zu tun?

Unternehmen stehen zwei Buchhaltungssysteme zur Verfügung, die Finanzbuchhaltung und die Betriebsbuchhaltung. Die Finanzbuchhaltung stellt dabei das finanzielle Rechnungswesen dar und enthält Zahlen und Ansprüche, die sich auf den Aussenverkehr des Betriebs richten, also Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Kunden. Als externes Konzept unterliegt die Finanzbuchhaltung daher auch gesetzlichen Vorschriften und sollte alle Geschäftsvorfälle lückenlos erfassen. Die Betriebsbuchhaltung wiederum ist das interne Rechnungswesen und unterliegt keinen Vorgaben. Es kann entsprechend frei gestaltet werden. Darin enthalten ist beispielsweise die Kosten- und Leistungsrechnung.

Welche Aufgaben hat die Lohnbuchhaltung?

Die Lohnbuchhaltung umfasst die gesamte Abwicklung aller Gehalts- und Lohnabrechnungen eines Unternehmens. Dazu gehören auch:

• das Verzeichnis aller Mitarbeiterstammdaten
• die Führung aller Lohnkonten
• die Meldung der zusätzlichen Beiträge wie Krankenkasse oder Lohnsteuer

Zur Lohnbuchhaltung ist in der Schweiz jeder Arbeitgeber, jeder Arbeitnehmer und jeder Unternehmer mit Aktienrecht gesetzlich verpflichtet. Die Lohnbuchhaltung fungiert als Stellvertretung der Sozialversicherungsträger und stellt ihnen die Lohnabzüge zur Verfügung. Die Lohnbuchhaltung liefert die Buchungsbelege für das externe Rechnungswesen und damit auch für die Finanzbuchhaltung.

Folgende Daten sollten in der Lohnabrechnung enthalten sein:

• Personenstammdaten (für jeden Arbeitnehmer gibt es ein eigenständiges Lohnkonto)
• Führung der Jahreslohnkonten (enthält alle weiteren personenbezogenen Daten, etwa die Lohnsteuerabzüge der Mitarbeiter)
• Abrechnung der Bezüge aller Arbeitnehmer (Lohn- und Lohnnebensteuern, Sozialversicherungsbeiträge)
• Meldeerfordernisse (Lohnsteueranmeldung, Krankenkassenbeitragsnachweis, Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnungs-Meldungen der Sozialversicherung)

Was hat die Rechnungsperiode mit der Finanzbuchhaltung zu tun?

Eine Rechnungsperiode stellt den Zeitraum zwischen zwei Geschäftsabschlüssen dar, wobei sich die Länge unterscheiden kann. Zum einen gibt es den Jahresabschluss am Ende des Geschäftsjahrs und zum anderen Monats- und Quartalabschlüsse über einen bis drei Monate. In der Finanzbuchhaltung muss jeder Geschäftsvorfall einer Rechnungsperiode zugewiesen werden, gleich ob es sich dabei um Einnahmen oder Ausgaben handelt.