Abschreibung berechnen: Korrekte Buchhaltung von Anlagen und Gebäuden

1. Wissen, was Abschreibungen überhaupt sind

Bei Abschreibungen geht es darum, die Wertminderung eines Objekts aus dem Anlagevermögen buchhalterisch darzustellen. Investitionen haben bei der Anschaffung einen gewissen Wert. Über ihre Nutzungsdauer – oft mehrere Jahre – hinweg verlieren sie jedoch an Wert. Dieser Zusammenhang ist vom privaten Auto bekannt. Damit die Gegenstände im Anlagevermögen eines Unternehmens korrekt berücksichtigt werden, muss der Controller die Abschreibung berechnen. Die Verbuchung des Abschreibungsbetrages schlägt sich auch in der Gewinn- und Verlustrechnung sowie in der Bilanz nieder. Auch Abschreibungen aus dem Umlaufvermögen sind möglich. Dabei kann es sich einerseits um Lagerwaren handeln, die an Wert verlieren, wenn sie nicht innerhalb eines gewissen Zeitraums verkauft werden. Es kann aber auch um beschädigte, abgelaufene oder verloren gegangene Lagerwaren gehen. Diese müssen dann komplett abgeschrieben werden. Das heisst, was zum Zeitpunkt des Einkaufs einen Buchwert von x hatte, schlägt nach der Abschreibung mit einem Restwert von Null zu Buche.

2. Warum Abschreibungen berechnet werden müssen

Die Bilanz eines Unternehmens enthält Vermögen und Verbindlichkeiten. Die Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens sind ein Teil des Vermögens. Eine Maschine oder ein Fahrzeug, das über mehrere Jahre hinweg genutzt wird, verliert in jedem Jahr an Wert. Insofern ist es falsch, eine Maschine mit Anschaffungskosten von einer Million Franken auch im zehnten Jahr der Nutzungsdauer noch mit einer Million Franken zu verbuchen. Um diesen Wertverlust korrekt aufzuteilen, musst du eine Abschreibung berechnen, die jedes Jahr in der Buchführung vermerkt wird. Sie vermindert damit dein Vermögen und dein Ergebnis, aber auch deine Verpflichtung, Steuern zu zahlen.

3. Die verschiedenen Abschreibungsmethoden kennen

Das Finanzamt kennt eine grosse Vielfalt an Abschreibungsmethoden. Häufig wird aber nur von zwei wesentlichen gesprochen: Der linearen und der degressiven Abschreibung.

• Bei der linearen Abschreibung bleibt der Abschreibungsbetrag in jedem Jahr der Nutzungsdauer gleich, bis der Restbuchwert schliesslich Null beträgt.
• Bei der degressiven Abschreibung ist der Abschreibungsbetrag zu Beginn der Periode höher als zum Schluss.

Die Entwicklung des Abschreibungsbetrages folgt einer degressiven Funktion. Das kann zum Beispiel bei Fahrzeugen der Fall sein. In der Regel wird der sogenannte Abschreibungsplan für ein Wirtschaftsgut bei seiner Anschaffung festgelegt. Er kann mit entsprechender Begründung aber auch geändert werden.

4. Die Nutzungsdauer ermitteln

Einerseits gibt das Finanzamt bei bestimmten Objekten vor, welche Nutzungsdauer verwendet werden muss, um die Abschreibung zu berechnen (beispielsweise bei Fahrzeugen oder Gebäuden). Diese Vorgaben lassen sich in entsprechenden Tabellen ersehen. Bei selbst genutzten Maschinen legst du jedoch selbst fest, wie lange du sie nutzen möchtest oder was die übliche Nutzungsdauer ist. Angenommen, du erwirbst eine Maschine, die üblicherweise sechs Jahre lang genutzt werden kann. Dann legst du die Nutzungsdauer entsprechend mit sechs Jahren fest. Nach dem Ende der Abschreibungsperiode darfst du die Maschine weiter nutzen, wenn sie funktioniert. Der Buchwert ist nun ein Franken, um auch in deinen Büchern richtig darzustellen, dass sich diese Maschine weiterhin in deinem Anlagevermögen befindet.

5. Mit der richtigen Funktion die Abschreibung berechnen

Bei der linearen Abschreibung teilst du den Wert der Anschaffungskosten (Kaufpreis, Installation, Transport und so weiter) einfach durch die erwartete oder vorgegebene Nutzungsdauer. Damit lässt sich der jährliche Abschreibungsbetrag einfach berechnen. Bei der degressiven Abschreibung ist entweder von Seiten des Finanzamtes ein Prozentsatz festgelegt, den du jährlich abschreiben sollst, oder aber du schätzt diesen Prozentsatz selbst. Zum Beispiel kann der Prozentsatz der Abschreibung von Geschäftsgebäuden ohne Grundstück vier Prozent jährlich lauten. Das heisst, dass du jährlich vom jeweiligen Restbuchwert der Immobilie vier Prozent abschreiben kannst. Auf diese Weise werden die Abschreibungsbeträge automatisch immer kleiner.

6. Wie sich der Abschreibungsbetrag in der Buchhaltung widerspiegelt

Auf der einen Seite findest du Abschreibungen auf der Vermögensseite der Bilanz wieder. Hier verringern sich die Werte der Gegenstände des Anlagevermögens Jahr für Jahr. Dabei kann der Gesamtwert des Anlagevermögens selbstverständlich steigen, wenn du neue Wirtschaftsgüter für das Anlagevermögen erwirbst. Auf der anderen Seite taucht der eigentliche Abschreibungsbetrag als Aufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung auf. Das heisst, dass Abschreibungen in der Buchhaltung als Kosten betrachtet werden.

7. Wie Abschreibungen das Ergebnis beeinflussen

Weil Abschreibungen die Kostenseite deiner Gewinn- und Verlustrechnung erhöhen, schmälern sie dein Betriebsergebnis. Wie du Umsatzsteuer ans Finanzamt abführst, zahlst du auch Körperschaftssteuer auf deinen Gewinn. Diese Steuern sind umso geringer, je höher dein Abschreibungsbetrag ist. Gleichzeitig vermindert sich dein Anlagevermögen umso mehr, je höher deine Abschreibungen sind. Das wiederum wirkt sich auf dein Eigenkapital aus, wofür sich Investoren oder Banken interessieren könnten. Aus diesen Gründen lohnt es sich, besonders gründlich dort über die Wahl der Abschreibungsmethode nachzudenken, wo dies möglich ist.