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Rechnung schreiben in der Schweiz – was ist wichtig?

Rechnung schreiben in der Schweiz – was ist wichtig?

Eine Rechnung schreiben ist ein Kapitel für sich. Denn hier musst du einige gesetzliche Bestimmungen einhalten und es werden Unterschiede zwischen gewerblichen und privaten Personen gemacht. Wie liest du die Prämienrechnung deiner Versicherung richtig? Welche Fehler musst du vermeiden? In diesem Beitrag erfährst du alles, was du beachten musst und bekommst hilfreich Tipps wie etwa: Die richtige Aufteilung eines DIN A4-Blattes macht deine Rechnung übersichtlich und der Empfänger nimmt deinen Anspruch auf Bezahlung deiner Leistungen ernst. Alles zum Thema erfährst du hier.

1. Grundlagen bei Rechnungen für private Personen beachten

Du darfst in der Schweiz auch als Privatperson eine Rechnung schreiben. Das betrifft vor allem den Verkauf von gebrauchten Gegenständen wie Waschmaschinen, Kleidung oder Spielsachen. Mögliche Gründe für eine Rechnung sind, dass der Käufer eine Rechnung wünscht oder du einen Beleg für deine Unterlagen haben möchtest. Dabei gilt:

  1. Du musst darauf achten, dass du die Grenze zum gewerblichen Handel nicht überschreitest. Sobald du regelmässig Waren einkaufst und diese verkaufst, ist das nicht mehr privat. Dann solltest du dich beim Finanzamt oder Steuerberater über die nötigen Schritte erkundigen.
  2. Als Privatperson kannst du generell keine Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer) ausweisen. Das bedeutet, der Verkaufspreis ist der Endpreis.
  3. Schreibe bei Barzahlung einen Vermerk auf die Rechnung, dass die Barzahlung bei Abholung erfolgt (mit Datum und Unterschrift beider Parteien)
  4. Tipp: Verkaufe als Privatperson nie auf Rechnung, sondern nur mit Barzahlung oder eventuell mit Vorauskasse

2. Versehe deine private Rechnung mit den unerlässlichen Angaben

Eine Privatrechnung muss eine Reihe von Angaben beinhalten, um rechtlich einwandfrei zu sein. Dazu gehören die Folgenden:

  • Name und Anschrift des Verkäufers
  • Name und Anschrift des Käufers
  • Verkaufsdatum und Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Genaue Bezeichnung des Gegenstandes (Zustand: gebraucht, neu) und Stückzahl
  • Verkaufspreis (Endpreis)

3. Ergänze als Einzelunternehmer die relevanten Daten für einen gewerblichen Verkauf

Wenn du gewerblich Produkte verkaufst oder Dienstleistungen anbietest, gehören auf die Rechnung noch zusätzlich diese Angaben:

  • Name und Adresse des Leistungserbringers
  • Mehrwertsteuernummer des Leistungserbringers
  • Name und Adresse des Kunden
  • Datum oder Zeitraum der Leistung oder Lieferung
  • Anzahl, Art, Gegenstand oder Umfang der Dienstleistung
  • Betrag für die Leistung oder Ware
  • Steuersatz mit dem Steuerbetrag aus dem Zwischenbetrag
  • Endsumme

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4. Mache bei gewerblichen Rechnungen Angaben zur Mehrwertsteuer

Vor allem im Bereich des gewerblichen Handels kann die Mehrwertsteuer gesondert aufgeführt sein:

  1. Manchmal ist der Leistungsbetrag inklusive der gesetzlichen Mehrwertsteuer angegeben. Hier musst du als Zusatz den verwendeten Steuersatz aufführen.
  2. Die Ausweisung der Mehrwertsteuer ist erst ab einer gewissen Umsatzhöhe notwendig. Wenn du unter diesem Limit liegst, bist du von der Vorsteuerabrechnung ausgenommen. Das bedeutet, du musst keine Mehrwertsteuer ausweisen und keine Mehrwertsteuernummer beantragen und auf der Rechnung aufführen. Dafür solltest du auf der Rechnung einen Hinweis aufführen, etwa: „Die Ausweisung der Mehrwertsteuer ist für mein Unternehmen nicht notwendig.“

5. Teile die Angaben beim Rechnung Schreiben übersichtlich auf

Je professioneller die Einteilung der Angaben auf deiner Rechnung ist, desto besser ist der Eindruck, den du bei deinen Kunden hinterlässt. Wenn du unsicher bist, lädst du einfach kostenlos Rechnungsformulare aus dem Internet herunter. Diese Vorlagen kannst du nach deinen Bedürfnissen verändern.

Zwei Angaben dürfen beim Rechnung Schreiben nicht fehlen. Sie sind zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber für den Zahlungsablauf wichtig.

  • Angaben über das Zahlungsziel (beispielsweise 14 Tage, 21 Tage)
  • Bankdaten für die Überweisung des Kunden

Ist die Rechnung geschrieben, verschickst du sie an den Kunden. Hier hast du drei Möglichkeiten:

  • Papierrechnung per Post
  • gescannte Papierrechnung per E-Mail
  • elektronische Rechnung

Seit dem 1. Januar 2018 sind diese drei Möglichkeiten gleichgestellt. Eine digitale Signatur ist nicht mehr vorgeschrieben.

6. Informationen aus der Prämienrechnung deiner Versicherungsgesellschaft gewinnen

Hier sind zunächst alle Angaben des Versicherers angegeben:

  • Name der Versicherungsgesellschaft
  • Ansprechpartner und Abteilung
  • Anschrift
  • Telefonische Erreichbarkeit und Fax
  • E-Mail-Adresse und Internetauftritt

Hinzu kommen alle relevanten Daten zu deinem Versicherungsverhältnis:

  • Belegnummer
  • Monatsprämie aufgeteilt nach VVG (Versicherungsvertragsgesetz) und KVG (Krankenversicherungsgesetz)
  • deine jeweilige Versicherungsnummer
  • mögliche Prämienverbilligungen als Kantonsbeitrag

7. Stelle einen Antrag auf eine Prämienverbilligung bei deinem Kanton

  1. Das Anrecht auf eine Prämienverbilligung wird durch den Artikel 65 KVG begründet. Alle Personen mit niedrigem Einkommen, sowie Familien mit mehreren Kindern erhalten eine finanzielle Unterstützung. Teilweise erhältst du direkt eine Meldung durch die Verwaltung deines Wohnkantons. Bei diesen Fällen werden die Daten der jährlichen Einkommensteuer als Berechnungsgrundlage verwendet.
  2. Bei einigen Wohnkantonen musst du dein Anrecht auf Unterstützung durch einen Antrag einfordern. Die Berechnung der finanziellen Unterstützung ist kantonal unterschiedlich. Dein Antrag kann in verschiedenen Berechnungsmethoden bearbeitet werden (Einfaches Prozentmodell, Stufenmodell, Kombination von Prozentmodell und Stufenmodell).
  3. Bei verschiedenen Wohnkantonen kannst du online durch eine provisorische Berechnung die Möglichkeit einer Prämienverbilligung abklären. Nach einem positiven Vorabergebnis stellst du anschliessend den schriftlichen Antrag.

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