Offene Forderungen eintreiben – Anleitung in sieben Schritten

1.Rechnung überprüfen

Wer offene Forderungen eintreiben will, sollte sich zunächst über die Gültigkeit der Forderung vergewissern. Dazu beantwortest du dir folgende Fragen:

• Ist die Forderung unbestritten? Kunden können die offene Forderung bestreiten, wenn eine Leistung nicht vollständig erbracht worden ist oder wenn es sich um einen unfreiwilligen Vertrag handelt, dem der Kunde nicht zugestimmt hat. Stelle deshalb sicher, dass es sich bei der vertraglichen Forderung um einen unanfechtbaren Fall handelt.
• Ist die Rechnung korrekt? Kunden müssen fehlerhafte Rechnungen nicht anerkennen. Überprüfe deshalb den Inhalt der Rechnung. Dazu gehören beispielsweise Anschrift, Rechnungssumme, Datum und sonstige für den Kaufvertrag relevante Angaben.
• Wurde eine Zahlungsfrist genannt? Um offene Forderungen eintreiben zu können, ist es wichtig, eine konkrete Zahlungsfrist in der ursprünglichen Rechnung zu nennen. Erst, wenn der Kunde diese Frist überschreitet, beginnst du mit der Geldeintreibung.

Tipp: Führe bereits vor Abschluss eines Vertrags eine Bonitätsprüfung beim Kunden durch. So schätzt du die Zahlungsmoral und Liquidität besser ein. Die Überprüfung ist heute in einem automatischen Verfahren für Händler und Unternehmer möglich, damit diese die Chance haben, sich für oder gegen einen potenziellen Kunden zu entscheiden.

2. Zahlungserinnerung verschicken

Nicht immer handeln Kunden in böswilliger Absicht. Während einige Kunden die Zahlung tatsächlich verweigern, sind andere aus finanziellen Gründen einfach nicht in der Lage, ihre Rechnung zu begleichen. Verschicke deshalb zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung an deine Kunden. Wer seine Zahlung schlichtweg vergessen hat, wird spätestens jetzt an diese erinnert. Unser Tipp: Setze in deiner Zahlungserinnerung eine erneute Zahlungsfrist. So bist du auf der sicheren Seite.

3. Erstes Mahnschreiben ohne Inkassofirma verschicken

Beginne mit dem Mahnverfahren, wenn dein Kunde die Rechnung bis zur Zahlungsfrist nicht begleicht. Oft ist es sinnvoll, schon von Beginn an ein innerbetriebliches Forderungsmanagement einzurichten. Das Forderungsmanagement kümmert sich auch um entsprechende Inkassofälle, wenn die Zahlungsmoral der Kunden zu wünschen übrig lässt.

Die Mahnung sollte folgende Punkte beinhalten:

• den offenen Forderungsbetrag
• gegebenenfalls Verzugszinsen
• Zahlungsfrist

Hinweis: Für Gläubiger ist es möglich, bis zu fünf Prozent Verzugszinsen zu berechnen. Wer höhere Verzugszinsen berechnen möchte, muss dies zuvor schriftlich im Kaufvertrag oder in den allgemeinen Geschäftsbedingungen festgehalten haben. Ausserdem gilt: In der Schweiz gibt es keine gesetzlich einheitlich geregelten Vorgaben dazu, wie oft gemahnt werden muss, bevor Gläubiger weitere Schritte unternehmen. Schuldner können ohne vorherige Mahnung in Verzug geraten.

4. Forderungsmanagement einschalten, zum Beispiel ein Inkassounternehmen

Schalte im nächsten Schritt ein professionelles Inkassobüro ein. Achte dabei auf die Seriosität des Unternehmens. Zum Beispiel sollte es sich um ein offiziell eingetragenes Inkassounternehmen handeln. Dieses stellt dir einen persönlichen Ansprechpartner zur Verfügung. Lass dich von diesem über die nächsten Schritte informieren. Wichtig: Inkassobüros sind nicht befugt, einen offiziellen Zahlungsbefehl auszustellen. Sie dürfen lediglich mahnen und den Schuldner dazu auffordern, die offene Rechnung zu begleichen. Beachte, dass Schuldner den Inkassobrief auf seine Richtigkeit überprüfen lassen können.

5. Mahnung durch Inkassobüro verschicken lassen

Dein Inkassounternehmen stellt jetzt eine Mahnung aus. Diese fordert deinen Schuldner dazu auf, die offene Forderung zeitnah zu begleichen. Ausserdem informiert deine Inkassofirma den Schuldner darüber, rechtliche Schritte einzuleiten, wenn diese innerhalb der Zahlungsfrist keinen Geldeingang verzeichnet und dein Kunde sich weiterhin in Zahlungsverzug befindet. Spätestens jetzt reagieren die meisten Schuldner. Sie haben die Möglichkeit, den Gläubiger direkt zu kontaktieren und eine Zahlungsvereinbarung zu treffen. Mit dem Inkassounternehmen einigen sich viele Schuldner auf eine Ratenzahlungsvereinbarung, falls eine vollständige Zahlung des Betrags nicht möglich ist.

Tipp: Biete deinem Kunden eine Zahlungserleichterung an, wenn dieser auf dich zukommt und nachweisbar darlegt, in finanziellen Schwierigkeiten zu stecken. Zum Beispiel sind Stundungen oder Ratenzahlungen möglich.

6. Zahlungsbefehl durch das Betreibungsamt verschicken lassen

Schalte das Betreibungsamt ein, wenn dein Kunde nicht auf die Schreiben des Inkassos reagiert und keine Vereinbarung mit dir trifft. Das Betreibungsamt ist berechtigt, deinem Schuldner einen offiziellen Zahlungsbefehl zuzustellen. Es handelt sich hierbei um die letzte Aufforderung eines Gläubigers, bevor dieser das Betreibungsverfahren fortsetzt. Jetzt hat dein Kunde die Möglichkeit, die offene Summe zu begleichen und den geforderten Betrag damit anzuerkennen oder den Zahlungsbefehl anzufechten. Widerspricht der Schuldner dem Befehl, kannst du den Rechtsvorschlag selbst beseitigen lassen.

7. Rechtsöffnungsbegehren beim Betreibungsamt stellen

Beantrage die Beseitigung des Rechtsvorschlags, um die Betreibung fortführen zu lassen. Dafür hast du insgesamt ein Jahr nach Zustellung des Zahlungsbefehls Zeit. Bei natürlichen Personen kommt es dann zu einer Pfändung, bei juristischen Personen zum Konkurs.