Elektronische Veranlagungsverfügung – Fragen und Antworten

Was ist die elektronische Veranlagungsverfügung (eVV) und wie wird sie zur Verfügung gestellt?

Die elektronische Veranlagungsverfügung ist ein Dokument für den Nachweis eines Imports oder Exports und wird von der Zollverwaltung elektronisch ausgestellt. Dabei handelt es sich um eine signierte und gleichzeitig verschlüsselte XML-Datei, die beispielsweise über einen Receipt-Service bezogen werden kann und dabei genauso rechtsgültig ist wie ein Papierdokument. Doch Achtung: Die Zollverwaltung stellt zwar das Dokument elektronisch zur Verfügung, bietet jedoch keine längerfristige Archivierung als Dienstleistung an. Daher empfiehlt es sich, die eVV regelmässig herunterzuladen oder abzuholen und eigenständig zu speichern.

Wie stellt die Zollverwaltung die eVV aus?

Die Datei wird von der Zollverwaltung elektronisch zur Verfügung gestellt und kann dann entweder über die Unternehmens-Identifikationsnummer oder über die Ausfuhrzollanmeldung des Exporteurs abgeholt werden. Damit die eVV entsprechend rechtsgültig wird, muss die Unternehmens-Identifikationsnummer bei der Zollkundenverwaltung registriert werden. Wurde für die eVV bereits ein Zugangscode ausgestellt, ist die Registrierung nicht mehr notwendig. Der elektronische Weg besticht dabei durch den hohen Kundennutzen, wobei der Zoll aber auch eine professionelle Beratung anbietet, über die alle Importeure und Exporteure die wichtigsten Informationen erhalten.

Welche Möglichkeiten gibt es, die elektronische Veranlagungsverfügung abzuholen?

Nach Ausstellung der eVV durch die Zoll- und Dokumentenverwaltung, wird diese bereitgestellt und du kannst sie herunterladen oder abholen. Möglich ist das durch:

• den Webservice Receipt-Service und Email (Nötig ist hier eine Unternehmens-Identifikationsnummer. Der Service ist für Unternehmen interessant, die häufig Waren importieren oder exportieren. Die Zollverwaltung kann die elektronischen Veranlagungsverfügungen dann als System programmieren und stellt sie zur Verfügung, damit sie automatisch bezogen und per Email verschickt werden können.)
• Web GUI (Auch hier ist eine Unternehmens-Identifikationsnummer nötig. Das Modell ist für kleine und mittlere Unternehmen (kmu) sinnvoll, die kein eigenes Softwaresystem für die Abholung der eVV anbieten können. Abfragen sind dann per Email oder Webservice möglich.)
• den Zugangscode (Beim Import und Export wird jeder Zollanmeldung ein Zugangscode beigefügt. Der Spediteur teilt dann dem Exporteur den Code zusammen mit der Nummer der Zollanmeldung mit. Letzterer kann dann die eVV selbstständig herunterladen.)

Wie wird die elektronische Veranlagungsverfügung heruntergeladen?

Hier stehen drei Methoden zur Umsetzung zur Auswahl, die das Verfahren erheblich vereinfachen. Eine professionelle Beratung kann hier sinnvoll sein. Herunterladen kannst du eine eVV:

• per Rechnung (Die eVV wird vom Spediteur bezogen und er hängt sie der Rechnung an.)
• über das Portal des Spediteurs (Die eVV wird vom Spediteur zwar bezogen, jedoch lediglich auf dem eigenen Portal zur Verfügung gestellt. Notwendig ist dann ein Zugangscode, um die Dokumente herunterzuladen und der eigenen Dokumentenverwaltung beizufügen.)
• über das Portal der Zollverwaltung (Zwar kann der Spediteur die eVV verarbeiten, verweist in seiner Rechnung jedoch nur auf das Portal der Zollverwaltung: Dort kannst du die Dokumente anfordern und per Email erhalten. Erforderlich sind hierfür ein Zugangscode oder eine Zollanmeldungsnummer.)

Wie lange stellt die Zollverwaltung die eVV zur Verfügung?

Um die eVV abzuholen, gelten gesetzlich vorgeschriebene Fristen, die die Zollverwaltung trotz der fehlenden Archivierungsdienstleistung einhalten muss. So kann die elektronische Veranlagungsverfügung innerhalb einer Frist von zehn Jahren nach dem laufenden Jahr abgeholt werden – insgesamt bedeutet das also eine Dauer von elf Jahren. Wichtig ist, dass ein eindeutiger Bezug zwischen der eVV und der Buchung erstellt wird, damit das Dokument systematisch abgelegt werden kann. Beim Herunterladen und Speichern solltest du daher die eVV mit einer Rechnungsnummer und einem Datum versehen. Das gestattet eine schnelle Bereitstellung, wenn das Dokument vorgezeigt werden muss.

Wie wichtig ist eine professionelle Beratung?

Es gibt im Internet eine Vielzahl an Dienstleistungsunternehmen, die eine Beratung für Zolleinfuhr und gewerbliche Tätigkeit bereitstellen. Sie sind nützlich, um dich über die Verfahrensweise, Abholung und Ausstellung der eVV zu informieren. Auch stellen sie wertvolle Hinweise für das Herunterladen bereit. Für manche Vorgänge brauchst du nämlich einen Zusatzcode oder eine Unternehmens-Identifikationsnummer erfordern. Bei anderen ist die eVV-Datei als ZIP-Datei passwortgeschützt ist und daher nicht so einfach einsehbar. Mit Beratung fällt es dir leichter, die eVV herunterzuladen und bereitzustellen.

Wie unterscheidet sich die elektronische Ausführung von der Veranlagungsverfügung aus Papier?

Die Dokumentenverwaltung war früher in Ausführung und Projektierung sehr aufwendig. Als Beweis galt ein Schriftstück nur dann, wenn es in Papierform aufbewahrt wurde und vorgewiesen werden konnte, etwa um den Export einer Ware beim Zoll oder ein Steuerguthaben anzuzeigen. Das machte die Umsetzung für Spediteur und Zoll schwierig. Heute ist die Ausführung leichter: In der Schweiz gilt mittlerweile der Grundsatz einer Beweismittelfreiheit, sodass auch elektronische Dokumente als Rechnung des Spediteurs oder für die Buchung ausreichen. So kannst du die eVV trotzdem aufbewahren und sie gilt bei Bedarf als Nachweis aller steuerentlastenden Tatsachen.