Debitorenbuchhaltung – was ist das?

Was sind Debitoren?

Debitoren und Kreditoren sind zwei Seiten einer Medaille: Ein Unternehmen hat Kunden und Lieferanten. Aus Sicht der Finanzbuchhaltung und dem betrieblichen Rechnungswesen sind sie Debitoren und Kreditoren. Kunden sind Debitoren, also Schuldner, wenn sie Produkte geliefert bekommen oder eine Dienstleistungen auf Rechnung erhalten. Hierdurch entstehen Forderungen, die beglichen werden müssen. Auf der anderen Seite bezieht das Unternehmen ebenfalls Leistungen und Waren, die es bezahlen muss. Es gibt also aus Unternehmenssicht auch Geschäfte mit den Lieferanten, den Kreditoren oder Gläubigern.

Was ist der Unterschied zwischen Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung?

Dieser Unterscheidung zwischen Kreditor und Debitor folgt auch die Logik im Rechnungswesen: Es gibt eine Debitorenbuchhaltung und eine Kreditorenbuchhaltung. Die Kreditorenbuchhaltung beschäftigt sich mit den Lieferanten und den Rechnungen, die das Unternehmen begleichen muss. Die Debitorenbuchhaltung befasst sich mit den zahlungswilligen oder eben -unwilligen Kunden sowie mit den offenen Forderungen, die diese zu begleichen haben.

Was macht die Debitorenbuchhaltung mit offenen Rechnungen?

Im Kern überwacht die Debitorenbuchhaltung die Forderungen an die Kunden. Zunächst stellt sie fest, wer welche Aussenstände hat. Diese Forderungen, die der Sachbearbeiter auf Debitoren- oder Kontokorrentkonten erfasst, stellen für das Unternehmen ein Guthaben dar. Die Debitorenbuchhaltung erfasst aber nicht nur ausgehende Rechnungen und überprüft die Zahlungseingänge. Sie kümmert sich auch eventuell um freundliche oder weniger freundliche Mahnungen. Und sie bewertet Kunden anhand ihrer Buchungsprozesse. Hält ein Kunde die Zahlungsfristen immer ein? Welcher Kunde ist zuverlässig? Wer sollte Zahlungsaufschub erhalten, wer Lieferungen auf Kredit? Welcher Auftrag sollte gar nicht mehr bedient werden? Die Zahlen der Debitorenbuchhaltung sind ausserdem wichtig für die Unternehmensführung: Offene Rechnungen können die Liquidität eines Unternehmens gefährden, wenn Kunden nicht zahlen, oder aber die Basis für Investitionspläne bilden, wenn mit dem Geld dieser offenen Forderungen im wahrsten Sinne "zu rechnen" ist.

Welche Aufgaben hat die Debitorenbuchhaltung?

Zur Debitorenbuchhaltung gehören im Wesentlichen vier Bereiche, die mit Ausgangsrechnungen und Zahlungseingängen verbunden sind:

1. Forderungsmanagement
2. Mahnwesen
3. Debitoren Scoring
4. Informationsbereitstellung für die Unternehmensführung

Wie hängen Debitorenbuchhaltung und Mahnwesen zusammen?

Die Verbuchung von Forderungen und Gutschriften auf den Debitorenkonten bildet als Forderungsmanagement die Grundlage der Debitorenbuchhaltung. Als Vorarbeit für das Mahnwesen überwacht sie die Fälligkeiten der unbezahlten Rechnungen, also der offenen Forderungen, und der Zahlungseingänge. Im Mahnwesen werden ausstehende Zahlungen eingefordert. Wenn eine Rechnung nicht fristgerecht beglichen wurde, beginnt der Mahnprozess, meist zunächst mit einer Zahlungserinnerung, bis in mehreren Mahnstufen die eigentlichen Mahnungen verschickt werden. Wie ein Unternehmen vorgeht, bis das gerichtliche Mahnwesen in Gang gesetzt wird, ist nicht einheitlich geregelt und unterscheidet sich von Firma zu Firma.

Kundenbewertung: Was ist das Debitoren Scoring?

Wenn Kunden ihre Rechnungen nicht fristgerecht oder gar nicht zahlen, kann dies für ein Unternehmen belastend sein. Die Bewertung des Debitorenrisikos stellt hier eine Lösung dar. Über das bisherige Zahlungsverhalten des Kunden versucht die Debitorenbuchhaltung die zukünftige Zuverlässigkeit oder Zahlungsausfälle zu prognostizieren. Das Debitorenrisiko wird auch als Inkassorisiko, Zahlungsausfallrisiko oder Delkredererisiko bezeichnet und wird durch das sogenannte Scoring eingegrenzt. Dieses Instrument zur Vermeidung von Zahlungsausfällen bewertet die Bonität eines Debitors beziehungsweise die Wahrscheinlichkeit eines Zahlungsausfalls. Die Debitorenbuchhaltung greift dabei auf die Daten des Kunden in den Debitorenkonten zurück. Dort ist die Zahlungshistorie ablesbar, zum Beispiel wie zuverlässig der Kunde bisherige Rechnungen beglichen hat. Beim Scoring wird der Kunde im Hinblick auf das Ausfallrisiko eingestuft. Wenn es zum Beispiel bereits einen Zahlungsverzug gegeben hat, kann das Unternehmen dann eine Vorauszahlung verlangen.

Warum sind die Prozesse der Debitorenbuchhaltung so wichtig?

Debitorenforderungen werden auf der Guthabenseite verbucht, entsprechen aber nicht tatsächlichem Guthaben. Obwohl das geforderte Geld noch gar nicht eingegangen ist, muss die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer bereits abgeführt werden – schon beim Autokauf ein erklecklicher Betrag. Auch Ertragssteuern fallen auf diese Forderungen an. Die grösste Belastung sind jedoch die Kosten oder die Vorleistung, die das Unternehmen erbringen muss, um überhaupt die Ware oder die Leistung verkaufen zu können, im Beispiel etwa die Ersatzteile bei der Reparatur des Autos. Forderungen können also ein grosses Risiko für die Liquidität eines Unternehmens darstellen. Die buchhalterischen Prozesse der Debitorenbuchhaltung, das frühzeitige Erkennen von Zahlungsausfällen, das Mahnwesen und das Debitoren Scoring zum Vermeiden und zum Management riskanter Kundenbeziehungen, sie alle sind daher für ein Unternehmen existenziell wichtig. Für die Risikobewertung, das Mahnwesen und die Kontrolle von eingehenden Zahlungen ist die Debitorenbuchhaltung daher unumgänglich. Hinzu kommt, dass Informationen über ausstehende Zahlungen nicht nur die Liquidität betreffen, sondern auch Möglichkeiten für Investitionen bieten. Die Debitorenbuchhaltung liefert also mit ihren Zahlen Grundlagen für wichtige operative und strategische Entscheidungen.