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Orange Einzahlungsscheine: So funktioniert der Zahlungsverkehr mit Referenznummern

Orange Einzahlungsscheine: So funktioniert der Zahlungsverkehr mit Referenznummern

Jeder, der schon einmal etwas bestellt hat, kennt die orangefarbenen Einzahlungsscheine, die häufig den Rechnungen beiliegen. Versehen sind diese Einzahlungsscheine mit einer individuellen Referenznummer, mit der die Zahlung automatisch den Bestellungen zugeordnet werden kann. Welche Bedeutung orange Einzahlungsscheine in der Schweiz haben, welche Referenznummer-Varianten es gibt und welche Unterschiede zu den roten Einzahlungsscheinen bestehen, erfährst du in unserem Ratgeber. Ausserdem erläutern wir die Zukunft der orangen Einzahlungsscheine und wie sie durch die QR-Einzahlungsscheine ersetzt werden.

Welche Bedeutung haben orange Einzahlungsscheine?

Orange Einzahlungsscheine werden in der Schweiz für den Zahlungsverkehr verwendet, um Geldbeträge vom eigenen Konto auf ein anderes zu überweisen. Die Einzahlungsscheine ermöglichen eine schnelle Verbuchung von Zahlungsvorgängen. Jeder Einzahlungsschein, der eine orange Färbung aufweist, ist mit einer eigenen Referenznummer (ESR) versehen, anhand derer die Einzahlung eindeutig einem Schuldner zugeordnet werden kann. Diese garantiert eine automatisierte Zuordnung sämtlicher Zahlungsvorgänge bei den jeweiligen Rechnungsstellen.

Wofür werden orange Einzahlungsscheine vorzugsweise verwendet?

Orange Einzahlungsscheine eignen sich vor allem für Betriebe, die regelmässig viele Rechnungen versenden. Zur Vereinfachung schicken sie dann bei Bestellungen ihrer Kunden zusätzlich zur Lieferung der Produkte und einer Rechnung auch einen orangen Einzahlungsschein mit.

Welche Varianten der Referenznummer ESR auf den orangen Einzahlungsscheinen gibt es?

Orange Einzahlungsscheine werden auch Einzahlungsscheine mit Referenznummer ESR bezeichnet. Hierbei wird zwischen den unterschiedlichen Referenznummer-Varianten wie folgt unterschieden:

  • ESR+: Neben der Referenznummer ist auf dem Einzahlungsschein bereits die zu überweisende Geldsumme aufgedruckt.
  • BESR: Bei dieser Variante, dem „Bank Einzahlungsschein mit Referenznummer“ druckt die Bank die fortlaufenden Referenznummern auf die Einzahlungsscheine vor und stellt sie ihren Kunden auf Bestellung zur Verfügung. Geeignet ist BESR zum Beispiel für kleinere Unternehmen oder Vereine, die über keine eigene Buchhaltungs-Software mit ESR-Vergabe verfügen.
  • VESR: Das „Verfahren Einzahlungsschein mit Referenznummer“ ermöglicht Unternehmen reibungslose Abläufe bei der Rechnungsstellung und der Zuordnung der Zahlungseingänge. Mithilfe einer speziellen ESR-Software (welche von Finanzinstituten bereit gestellt wird) vergeben die Unternehmen eigene Referenznummern auf ihren Einzahlungsscheinen.

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Was ist der Unterschied zwischen orangen und roten Einzahlungsscheinen?

Rote und orange Einzahlungsscheine unterscheiden sich nicht nur im Hinblick auf ihre Farbe. Anders als beim gelben Einzahlungsschein enthält ein roter Einzahlungsschein keine aufgedruckte Referenznummer, dafür aber ein Mitteilungsfeld, auf dem beispielsweise eine Rechnungsnummer und weitere Informationen eingetragen werden können. Mit roten Einzahlungsscheinen sind keine automatisierten Zahlungsabläufe möglich, da jede Zahlung manuell verbucht werden muss. Sie werden vor allem von Privatkunden verwendet, die beispielsweise Bargeld auf ihr Sparkonto oder ein fremdes Konto einzahlen oder Geld vom Konto überweisen wollen.

Wie nehme ich Zahlungen von Rechnungen mit orangen Einzahlungsscheinen vor?

Der Rechnungssteller versendet orange Einzahlungsscheine in der Regel gemeinsam mit der Rechnung als Ausdruck oder digital als Datei an den Zahlungsempfänger. Dieser hat dann mehrere Optionen, seine Rechnung mit dem orangen Einzahlungsschein zu bezahlen:

  • per Online-Banking: Hierbei werden die Angaben auf dem Einzahlungsschein (inklusive der Referenznummer) in die entsprechende Eingabemaske für Überweisungen bei deiner Bank eingegeben.
  • als Bankauftrag in Papierform: Der Schuldner füllt den Einzahlungsschein per Hand aus und gibt ihn bei der Bank ab. Diese bucht den Geldbetrag der Rechnungen dann von seinem Konto ab.
  • als Bareinzahlung: Die Rechnungssumme kann bei jeder Schweizer Bank und der Schweizer Post zusammen mit dem ausgefüllten Einzahlungsschein auch in bar beglichen werden.

Welche Angaben, wie die Referenznummer, sind beim Ausfüllen des Einzahlungsscheins notwendig?

Für die orangen Einzahlungsscheine sind bei einem Begleichen von offenen Rechnungen je unterschiedliche Angaben relevant. Bei einem Bankauftrag gilt etwa:

  • der eigene Name und die Adresse
  • die eigenen Kontodaten
  • die zu überweisende Gesamtsumme (sofern nicht bereits auf dem Einzahlungsschein aufgeführt). Rappenbeträge trägst du hinter dem Punkt ein.
  • Datum der Ausführung
  • Unterschrift des Überweisenden

Beim Online-Banking gibst du an:

  • Rechnungsbetrag
  • Referenznummer: Die vorderen Nullen können weggelassen werden.
  • Name und Kontonummer des Rechnungsempfängers
  • Zeitpunkt der Überweisung

Wie sieht die Zukunft des Zahlungsverkehrs in der Schweiz aus?

Die Tage der orangen und roten Einzahlungsscheine in der Schweiz sind gezählt. Seit Juli 2020 sind beide Einzahlungsscheine für den Zahlungsverkehr durch sogenannte weisse QR-Einzahlungsscheine ersetzt. Ihre Gültigkeit behalten die orangen Einzahlungsscheine noch bis 2022, danach werden sie komplett aus den buchhalterischen Prozessen der Banken und Unternehmen verschwinden.

Der QR-Einzahlungsschein weist weiterhin alle relevanten Daten, wie Referenznummer und Zahlungsempfänger auf, zusätzlich enthält er aber auch einen QR-Code. Mit dem Smartphone oder einem Lesegerät eingescannt, können so sämtliche Daten direkt erfasst werden. Sinnvoll ist dies vor allem für das Online-Banking, da die Rechnungsangaben so nicht mehr manuell eingegeben werden müssen. Zu den weiteren Vorteilen gehören, dass mögliche Tippfehler gar nicht mehr erst entstehen. Der QR-Einzahlungsschein kann aber auch weiterhin von Hand ausgefüllt werden und die Zahlungen vor Ort in der Bankfiliale oder bei der Post in Auftrag gegeben werden

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