Lohnbuchhaltung – alle Informationen zu einem wichtigen Thema

Was ist die Lohnadministration?

Die Lohnadministration oder Lohnbuchhaltung ist Teil der Finanzbuchhaltung. Sie befasst sich mit der Berechnung und Auszahlung der Löhne und Gehälter, der Erstellung der notwendigen Belege, der Pflege der Personalstammdaten, der Führung der Lohnkonten und den Meldungen der Beiträge an das Finanzamt und die Sozialversicherungsträger. Laut Gesetz sind Arbeitgeber zur Lohnbuchhaltung und der monatlichen Abrechnung des Entgelts verpflichtet. Die gesetzlichen Grundlagen stehen im AHVG und in der Verordnung für die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHVV). Die Lohnbuchhaltung an externe Dienstleister auszulagern, bietet viele Vorteile – ein Trend, der sich immer mehr verstärkt.

Welche Aufgaben erfüllt die Lohnbuchhaltung im Bereich Finanzen?

Neben der Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen pflegen die Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung auch die Stammdaten des Personals, führen die Lohnkonten und melden die abzuführende Lohnsteuer und die Sozialversicherungsbeiträge an die Krankenkassen. Die Lohnbuchhaltung erfüllt viele Aufgaben:

• Führung der Jahreslohnkonten
• Erstellung von DTA-Dateien mit Buchungsbelegen für die Finanzbuchhaltung
• Pflege der Personalstammdaten
• Abrechnung der Arbeitnehmerbezüge
• Erfüllung der gesetzlich vorgeschriebenen Meldeerfordernisse
• In kleineren Unternehmen auch die Erstellung von Arbeitsverträgen

Was muss eine Gehaltsabrechnung neben den Personalstammdaten der Arbeitnehmer noch enthalten?

Die Gewerbeordnung (GewO) verpflichtet jeden Arbeitgeber dazu, seinen Mitarbeitern zusammen mit der Auszahlung des Entgelts eine nachvollziehbare Lohn- oder Gehaltsabrechnung zu übergeben. Meist erfolgt dies Ende des Monats. Gibt es keine Änderungen im Vergleich zur letzten Abrechnung, entfällt die Pflicht. Normalerweise bekommen Arbeitnehmer trotzdem monatlich ihre schriftliche Abrechnung. Sie dient oft als Einkommensnachweis, zum Beispiel bei der Beantragung eines Kredits. Was in einer Gehaltsabrechnung enthalten sein muss, regelt die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV).

Folgende Informationen gehören in eine Gehaltsabrechnung:

• Name und Anschrift des Arbeitnehmers
• Geburtsdatum
• Steueridentifikationsnummer
• Steuerklasse
• Sozialversicherungsnummer
• Beginn der Beschäftigung
• Abrechnungszeitraum, Steuertage, Sozialversicherungstage
• Lohnsteuerklasse

Welche rechtlichen Vorgaben muss die Lohnadministration beim Führen eines Lohnkontos beachten?

Die Lohnbuchhaltung wickelt die Lohn- und Gehaltsabrechnungen ab und führt Lohnkonten für jeden Angestellten. Dabei sind zahlreiche rechtliche Vorschriften zu beachten. Diese sind in der Gewerbeordnung, der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV) und der Entgeltbescheinigungsverordnung geregelt. Geht es um die Ermittlung und Zahlung der Sozialbeiträge, sind die AHVG und die AHVV zuständig. Sie überprüfen Arbeitgeber bezüglich der Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen. Bei einer falschen Meldung korrigiert sie die Lohnausweise und die zugehörigen Verbindlichkeiten des Arbeitgebers.

Änderungen sind in der Lohnbuchhaltung und im Bereich Finanzen die Norm. Lohnbuchhalter müssen nicht nur über umfangreiche Kenntnisse in Lohnsteuerrecht, Sozialversicherungsrecht und Arbeitsrecht sowie Finanzen verfügen, sondern sich auch ständig über Neuerungen informieren und weiterbilden.

Was ist der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt?

Nach getaner Arbeit möchte jeder gern am Monatsende Geld auf seinem Konto sehen. Ob es sich dabei um Lohn oder Gehalt handelt, ist vielen gar nicht klar. Beide werden als Entgelt für erbrachte Leistung gezahlt. In der Regel spricht man bei Beamten und Angestellten von „Gehalt“. Sie bekommen ein fest vereinbartes, monatliches Entgelt. Überstunden werden oft durch Freizeit ausgeglichen. Ob der Mitarbeiter im Urlaub oder krank war – das monatliche Gehalt bleibt gleich.

Von „Lohn“ spricht man auch heute noch manchmal in der Produktion. Er richtet sich nach den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden und kann daher von Monat zu Monat variieren. Dennoch haben Lohnempfänger die gleichen Rechte und Pflichten wie Gehaltsempfänger.

Welche Meldepflichten gibt es in der Lohnbuchhaltung und welche Sozialversicherungsbeiträge müssen abgeführt werden?

Die Lohnbuchhaltung übernimmt die Meldungen an die Sozialkassen. Ende des Jahres sind die Löhne den entsprechenden AHV-Ausgleichsklassen – der SUVA oder der NBU-Versicherung, der Pensionskasse etc. – auf gesonderten Formularen zu melden. In der Schweiz gibt es die folgenden Zahlungsempfänger von Sozialbeiträgen:

• AHV: Alters- und Hinterlassenenversicherung
• ALV: Arbeitslosenversicherung
• BU: Berufsunfallversicherung
• BVG: Pensionskasse und berufliche Vorsorge
• EO: Erwerbsersatzordnung für Wehr- und Zivilschutzpflichtige
• IV: Eidgenössische Invalidenversicherung
• NBU: Nichtberufsunfallversicherung
• UV: Obligatorische Unfallversicherung

Bei jeder Lohnart – ob Fixlohn oder variabler Lohn – entscheidet die Lohnbuchhaltung, ob sie abzugspflichtig ist oder nicht. Monats- und Stundenlohn, Feriengeld, Provision, EO-Entschädigung und der 13. Monatslohn unterliegen den oben genannten Sozialbeiträgen und der Quellensteuer. Krankentagegeld, Unfallgeld, Mutterschaftsentschädigung und andere unterliegen lediglich der Quellensteuerpflicht.

Welche Vorteile bietet ein Personalinformationssystem?

Personalinformationssysteme sind computergestützte Informationssysteme, kurz PIS oder CPIS genannt. Sie bieten zahlreiche Vorteile und sind mit unterschiedlichen Lizenzen verfügbar. Auch der Begriff „Human Ressource Information System“ (HRIS) wird verwendet. Diese Systeme dienen der Erfassung, Verarbeitung, Speicherung, Pflege und Analyse von Informationen aus den Personalstammdaten der Arbeitnehmer, die die Personalverwaltung betreffen. Über das System haben verschiedene Abteilungen des Unternehmens Zugriff auf den Datenpool. So können umfangreiche Reports erstellt werden.