Eine clevere Kostenrechnung erstellen? So geht es

Warum brauche ich ein Rechnungswesen?

Vor allem bei jungen Gründern führt der Begriff "Rechnungswesen" leicht zu einem unbehaglichen Gefühl. Vielleicht denkst du an dein Studium oder sogar an die Schulzeit zurück und erinnerst dich an ein umfangreiches Thema, das dir schwer verständlich erschien. Erfahrene Unternehmer empfehlen hingegen regelmässig, der Kostenrechnung den Stellenwert einzuräumen, der ihr gebührt. Selbst wenn du dich nicht für die Finessen der Mathematik erwärmen kannst, lohnt es sich, die Grundlagen des Rechnungswesens zu kennen. Mit deren Hilfe baust du eine Kostenrechnung auf, die genau zum Bedarf deiner Firma passt. Die wichtigste Aufgabe des Rechnungswesens ist übrigens mit wenigen Worten erklärt: Sie soll dir auf einen Blick Erkenntnisse darüber liefern, ob deine Kosten in einem akzeptablen Bereich sind. Sind sie gestiegen, solltest du die Ursachen herausfinden und beheben. Sind sie gefallen, ist das ein gutes Zeichen. Allerdings sollten sinkende Kosten nicht zu einer schlechteren Qualität deiner Produkte oder Dienstleistungen führen.

Welche Rolle spielt die Rechnungslegung?

Unter der Rechnungslegung versteht man die Erstellung von Rechnungen für Leistungen, die dein Unternehmen erbracht hat. Wenn dein Unternehmen zum Beispiel Produkte verkauft, musst du für jeden Verkauf eine Rechnung erstellen, die dein Kunden dann bezahlt. Die Rechnung muss zeitnah nach der Leistung erstellt werden. Je schneller dein Kunde zahlt, desto früher erhält dein Unternehmen den Gegenwert für die erbrachte Aufgabe in Form von Geld. Ohne diese Gegenleistung erfüllt der Käufer seine wichtigste Pflicht aus dem Kaufvertrag nicht. Ausserdem wäre deine Firma schon bald in ernster finanzieller Gefahr, wenn du kein Geld für deine Leistung bekommst. Die Rechnung bildet die Basis für die Bezahlung. Die Rechnungslegung schreibt deshalb vor, welche Daten in der Rechnung aufgeführt sein müssen.

Welche Kosten stehen in der Kostenrechnung?

In der Kostenrechnung sollten primäre und sekundäre Kosten aufgeführt sein. Primäre Kosten sind Kosten, die sich einer verursachenden Stelle innerhalb der Firma direkt zuordnen lassen. Sekundäre Kosten lassen sich nicht unmittelbar zuschreiben. Damit alle Kosten in deiner Kalkulation berücksichtigt sind, führst du im ersten Schritt am besten alle Ausgaben, die während eines Monats angefallen sind, in einer Übersicht auf.

Wie erstelle ich eine Kostenrechnung?

Eine Kostenrechnung sollte einerseits vollständig, andererseits nicht unnötig kompliziert und aufwändig sein. Bei einer kleinen Firma genügt es häufig schon, alle Kosten eines Monats schriftlich zu erfassen und zu einzelnen Kategorien zusammenzufassen. Dazu gehören zum Beispiel

• Personalkosten
• Vertriebskosten
• Materialkosten
• Kommunikationskosten

Diese Kategorien bezeichnet man als Kostenarten. Im nächsten Schritt ordnest du die Kostenarten dem Verursacher zu. Verursacher nennt man im Rechnungswesen Kostenstellen. Mit der Kostenartenrechnung und der Kostenstellenrechnung hast du zwei wichtige Bausteine des Rechnungswesens gemeistert. Du schaffst damit die Basis für eine Kostenvergleichsrechnung, für die Kalkulation deiner Verkaufspreise und für die Identifikation von Einsparmöglichkeiten.

Wie berechne ich die Vertriebskosten?

Vertriebskosten sind Auslagen, die für deinen gesamten Vertrieb anfallen. Dabei handelt es sich etwa um Benzinkosten oder Hotelkosten für deine Mitarbeiter im Aussendienst. Verschickst du deine Artikel per Post, fallen ebenfalls Vertriebskosten an. Häufig lassen sich diese Kosten direkt dem Verursacher zuordnen. In diesem Fall gehören die Vertriebskosten zu den primären Kosten.

Was sind sekundäre Kosten?

Sekundäre Kosten lassen sich aus der Rechnungslegung nicht direkt einem Verursacher zuschreiben. Solche Kosten fallen zum Beispiel in einer Wirtschaftsprüfung oder in einer Unternehmensberatung für alle Kunden an. Auch im Projektcontrolling findest du sekundäre Kosten, die nicht einer einzelnen Projektphase oder einem Teilprojekt zuzuschlagen sind. Das Abzugskapital kann ebenfalls zu den sekundären Kosten gehören. Darunter versteht man Fremdkapital, das ohne Zahlung von Zinsen überlassen wurde. Um sekundäre Kosten in der Kalkulation zu berücksichtigen, nutzt du in der Regel einen prozentualen Aufschlag auf die primären Kosten. So erhältst du ein vollständiges Bild über alle anfallenden Kosten.

Was hat es mit der Leistungsverrechnung auf sich?

Die Leistungsverrechnung ist nötig, wenn einzelne Abteilungen oder Geschäftsfelder eines Unternehmens Leistungen für andere Bereiche erbringen. Durch die interne Kostenverrechnung werden diese Ausgaben der verursachenden Abteilung zugeschlagen. Zwar bleiben die Gesamtkosten für den Betrieb unverändert, doch die ausführende Abteilung wird so von Kosten entlastet, die sie nicht verursacht hat. Bei kleinen Firmen ist eine Leistungsverrechnung häufig nicht nötig.