Kreditorenbuchhaltung – einfach erklärt

Was ist Kreditorenbuchhaltung?

Die Kreditorenbuchhaltung ist ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung. Hier geht es um die Prüfung, Buchung und Archivierung der Eingangsrechnungen und Lieferantenverwaltung. Waren oder Dienstleistungen werden im Voraus geliefert und eine Rechnung wird erstellt und zugeschickt. Diese wird in der Kreditorenbuchhaltung bearbeitet und abgelegt. Neben der Buchung von Geschäftsvorgängen geht es um alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung der Kreditoren und den Eingangsrechnungen: Vergleich von Angeboten, Zahlungsfreigabe, die Eingangspost, die Führung eines WE/RE-Verrechnungskontos und die Erfassung von Reisekostenabrechnungen. Immer häufiger kommt es zur Übermittlung von e-Rechnungen, die eine neue Vorgehensweise erfordern.

Welche Funktionen hat die Kreditorenbuchhaltung?

Die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung sind vielfältig. Sie kümmert sich um die Bearbeitung von Rechnungen, welche die Lieferanten dem Unternehmen ausstellen und übermitteln.

Dies sind die Hauptaufgaben der Kreditorenbuchhaltung in der Finanzbuchhaltung:

• Erfassung und Einlesen der Eingangsrechnungen
• Offene-Posten-Verwaltung
• Stammsatzpflege der Kreditoren
• Rechnungsprüfung und Kontierung der Kreditorenrechnungen
• Zahlungsveranlassung
• Archivierung der Eingangsrechnungen

Die Kreditorenbuchhaltung ist bei grossen Betrieben häufig in der Nähe des Einkaufs angesiedelt. Hier wird geprüft, ob die Rechnung mit der Lieferung übereinstimmt und ob die gelieferte Menge mit der Bestellmenge übereinstimmt. Du willst schliesslich nicht mehr bezahlen, als du bestellt hast. Stimmt der Abgleich, kann die Rechnung zur Zahlung freigegeben und abgelegt werden.

Was ist der Unterschied zwischen Debitorenbuchhaltung und Kreditorenbuchhaltung?

Den Kreditoren stehen die Debitoren gegenüber. Das sind die Kunden und Kundinnen des Unternehmens. Die Debitorenbuchhaltung entspricht quasi spiegelbildlich der Kreditorenbuchhaltung. An Stelle der Schulden enthalten die Konten Forderungen, die durch Käufe der Kunden auf Rechnung entstehen. Alle Aufgaben, die im Rahmen der Verwaltung der Eingangsrechnungen entstehen, gibt es auch für die Ausgangsrechnungen. Rechnungen werden erstellt, verschickt und archiviert. Im Unterschied zur Kreditorenbuchhaltung gibt es in der Debitorenbuchhaltung zusätzlich das Mahnwesen. Offene Forderungen schwächen die Liquidität eines Unternehmens enorm. Deshalb kommt der Debitorenbuchhaltung bereits im Vorfeld eine wichtige Rolle zu: Sie überprüft und schätzt die Kreditwürdigkeit möglicher Kunden.

Welche Teilbereiche gehören zur Kreditorenbuchhaltung?

• Kreditorenstammsatzpflege: Für jeden Kreditor wird ein Stammsatz erstellt, der in der Regel mindestens Name, Gesellschaftsform, Anschrift und Zahlungsbedingungen enthält.
• Kreditorische Rechnungsprüfung und Kontierung: Hier geht es vor allem darum, zu prüfen, ob die Angaben in der Rechnung stimmen. Stimmt die berechnete Ware mit der gelieferten und bestellten Menge überein? Eventuelle Differenzen werden geklärt. Der ordnungsgemässe Empfang von Waren und Dienstleistungen wird quittiert. Stimmen alle Angaben, erfolgt eine Buchungs- und Zahlungsfreigabe.
• Erfassung der kreditorischen Eingangsrechnungen: In den meisten Unternehmen erfolgt die Erfassung unter der Kreditorennummer im System auf dem Kreditorenkonto bzw. Bestands- oder Aufwandskonto.
• Offene-Posten-Verwaltung: Hierzu gehören Tätigkeiten wie das Sperren und die Freigabe von Zahlungen, die Anpassung an eine Fälligkeit einzelner Posten und die Kontrolle alter Posten.
• Archivierung der Eingangsrechnungen: Entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 bzw. 20 Jahren in der Schweiz werden kreditorische Rechnungen abgelegt.

Wann lohnt sich eine eigene Kreditorenbuchhaltung für die Finanzbuchhaltung?

Eine Trennung von Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung ist vor allem für grosse Unternehmen interessant. Hier sorgt eine separate Bearbeitung und Aufbewahrung für mehr Transparenz und Übersichtlichkeit. Kleinstunternehmer, die nicht der doppelten Buchhaltungspflicht unterliegen, geben eine Gewinn- und Verlustrechnung ab. Hier hält sich die Zahl der Eingangs- und Ausgangsrechnungen in Grenzen. Freiberufler verfügen höchstens über eine Handvoll von Lieferanten. Eine eigene Kreditorenbuchhaltung bläht unnötig auf. Eine Pflicht zur Trennung von Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung gibt es nicht. Wie die Kreditoren und Debitoren verwaltet werden, hängt nicht zuletzt von der Ausstattung und Struktur einer verwendeten Buchhaltungssoftware ab.

Sind Lieferantenrechnungen identisch mit Rechnungen von Kreditoren?

Lieferantenrechnungen oder Kreditorenrechnungen sind Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern. Sie entsprechen den Einkäufen eines Unternehmens für Waren, Rohstoffe, Betriebsstoffe oder Dienstleistungen. Die Kreditorenbuchhaltung sammelt, erfasst und archiviert die Lieferantenrechnungen. Dabei kann es sich um Rechnungen auf Papier oder e-Rechnungen handeln. Nach dem Erhalt wird geprüft, ob die Angaben mit der Bestellung und der Lieferung übereinstimmen. Ist die Rechnung korrekt, wird sie zur Verbuchung der Zahlungen freigegeben. Treten Unstimmigkeiten auf, müssen diese zunächst geklärt werden.

Welche Konten gibt es in der Kreditorenbuchhaltung? Wie erfolgt die Buchung von Zahlungen?

Auf den Kreditorenkonten in der Kreditorenbuchhaltung werden sämtliche Verbindlichkeiten im Nebenbuch oder Hilfsbuch verbucht. Dies erfolgt in der Regel mit einer Buchhaltungssoftware. Für jeden Kreditor oder Lieferanten wird ein eigenes Konto angelegt. Die Daten aus dem Nebenbuch fliessen dann in das Hauptbuch der Finanzbuchhaltung ein. Benutzt du eine Buchhaltungssoftware, werden alle Eintragungen aus dem Nebenbuch automatisch ins Hauptbuch überführt und du sparst dir mühsame Übertragungsarbeit und minimierst Fehler. Die Kreditorenkonten sind bestimmten Kostenstellen zugeordnet.