Die elektronische Rechnung – ein Trend, der sich immer stärker verbreitet

Was sind e-Rechnungen?

Das Zahlen auf Rechnung ist in vielen Bereichen üblich, denn so kann die Ware vor der Zahlung in Ruhe geprüft und bei Nichtgefallen auch zurückgeschickt werden kann. Dazu sind Unternehmen immer verpflichtet, Rechnungen an Kunden auszustellen. Die Rechnung erfolgt entweder als Ausdruck oder als E-Mail auf elektronischem Weg. Die elektronische Rechnung ist dabei ebenso gültig wie die Rechnung auf Papier, vereinfacht den Prozess im Rechnungswesen jedoch erheblich. Gleichzeitig ist die elektronische Rechnung mittlerweile Pflicht, sodass auch Vergabestellen und öffentliche Auftraggeber zur Annahme und Verarbeitung der e-Rechnungen verpflichtet sind. Das Ziel dahinter ist, durch die korrekte Erstellung und Übermittlung den Vorgang vollständig zu automatisieren.

Was ist die e-Rechnung an den Bund?

Bei dieser Variante handelt es sich um ein Datenübertragungsverfahren, das in Österreich gültig ist und der Übermittlung von Rechnungen an die Bundesverwaltung dient. Die e-Rechnung an den Bund ist Vorschrift und soll die Kosten für das bundeseigene Rechnungswesen senken. Lieferanten müssen dementsprechend die elektronische Rechnung in einem strukturierten Format abliefern. Die e-Rechnung an den Bund erlaubt dabei nur bestimmte Datenformate. Diese sind das PEPPOL- und das ebInteface-Format.

Welchen Vorteil haben elektronische Rechnungen?

Die Vorteile sind unübersehbar und erleichtern nicht nur den Unternehmen, sondern auch deren Kunden die Archivierung. Die gesamte Abwicklung über den elektronischen Weg ist einfacher, erfordert keinen Druck- und Versandaufwand, senkt die Kosten und erlaubt dazu eine schnellere Erfassung aller Daten. Dazu sind auch die Archivierung und die Aufbewahrung einfacher, was Vorteile bei der Platzeinsparung bringt.

Enthält die e-Rechnung alle notwendigen Daten, ist sie für den Vorsteuerabzug gültig. Dazu ist für die Ermittlung keine bestimmte Technologie vorgeschrieben, sondern nur ein bestimmtes Format. Der Rechnungsaussteller kann dementsprechend selbst entscheiden, in welcher Art und Weise die Ausstellung und Übermittlung erfolgt, wenn der Empfänger der e-Rechnung zugestimmt hat. Solche Bedingungen können ganz einfach in den AGB der Unternehmen festgelegt werden.

Welche Regelungen gelten für die elektronische Rechnung beim Finanzamt?

Alle Unternehmen sind verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen, wenn eine Leistung oder Warenlieferung erfolgt ist. Dabei muss beachtet werden, dass alle benötigten Angaben enthalten sind, da ansonsten der Vorsteuerabzug verlorengeht. Die e-Rechnungen können als E-Mail ausgedruckt und als Buchungsbeleg verwendet werden. Dabei müssen auch elektronische Rechnungen für das Finanzamt aufbewahrt werden.

Bei Finanzbehörden gilt die e-Rechnung als vollwertiges Dokument, auch wenn z. B. die digitale Signatur fehlt. Weitere Informationen können bei einer IT-Koordinierungsstelle eingeholt werden. Für den Vorsteuerabzug gelten grundsätzlich folgende Bedingungen:

• Der Empfänger der Rechnung muss der e-Rechnung zustimmen.
• Die Echtheit der Herkunft muss nachgewiesen und garantiert sein, z. B. durch eine digitale Signatur.
• Das elektronische Format muss stimmen und sowohl den Empfang als auch die Weiterverarbeitung garantieren.
• Die Lesbarkeit muss gewährleistet sein.
• Die Rechnung muss alle Pflichtangaben enthalten.

Warum müssen elektronische Rechnungen überprüft werden?

Das Finanzamt schreibt vor, dass jedes Unternehmen die e-Rechnung eigenständig prüfen und auch dazu dokumentieren muss. Unterschieden wird zwischen dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren, wobei geprüft wird, ob die Echtheit, Herkunft und die Unversehrtheit der Rechnung gewährleistet ist, und der Kontrolle aller enthaltenen Angaben, die für den Vorsteuerabzug notwendig sind. Wer innerhalb von sechs Monaten keine Rechnung erstellt und verschickt hat, macht sich strafbar und muss dann auch mit einem Bussgeld rechnen.

Wie wird die elektronische Rechnung erstellt?

Zur Erstellung einer e-Rechnung sind eine einfache Bilddatei, ein Scan, eine Kopie oder eine reine PDF-Datei ohne Formatierung und strukturierte Daten nicht geeignet. Die elektronische Rechnung ist immer nach bestimmten Vorgaben zu erstellen und benötigt entsprechend Rechnungsformate, die erlaubt und gängig sind. Das können auch hybride Varianten sein, z. B. Rechnungen als Text und Bild. Zu den bekannten Formaten gehören:

• strukturierte Daten-Formate (EDI, XRechnung, XML)
• unstrukturierte Daten-Formate (JPG, PDF und ähnliche)
• hybride Formate (PDF/A3 oder ZUGFeRD)

Als Übertragungsweg für die elektronische Rechnung sind der Versand per E-Mail, E-Post, PC-Fax oder Fax-Server, Cloud- und Web-Download gültig. Eine Übermittlung der Rechnung von einem standardisierten Faxgerät zu einem anderen Faxgerät oder von PC-Telefax zum Faxgerät gilt als papierbasierte Rechnung. Diese verursachen in der Regel zusätzliche Gebühren, die mit der rein elektronischen Rechnung eingespart werden können.

Wo ist eine Anmeldung für die elektronische Rechnungserstellung möglich?

Softwareanbieter, Dienstleistungsunternehmen und digitale Rechnungsversandstellen ermöglichen die Nutzung von Vorlagen, die eine Erstellung von elektronischen Rechnungen vereinfachen. Gleichzeitig ist in dieser Form durch die Anmeldung bei diesen Anbietern eine digitale Archivierung möglich, sodass Speicherplatz, aber auch Druck- und Portokosten gespart werden können. Die Anmeldung ist bei den Anbietern in der Regel kostenlos. In der Schweiz wird seit 2016 von allen Lieferanten die Erstellung einer elektronischen Rechnung verlangt. Diese kann an Geschäftspartner oder Privatkunden versendet werden.